GDPR-policy Gnisvärds Bredbandsförening (GBF)
Syftet med policyn
Syftet med denna policy är att säkerställa att GBF hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR). Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data.
Personuppgifter som hanteras av GBF
GBF ansvarar för ett personregister nämligen vårt Medlemsregister.
Tillämpning och revidering
Styrelsen ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy. Policyn ska fastställas av styrelsen minst en gång per år och uppdateras vid behov. Styrelsens kassör är ansvarig för att hålla i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk.
Avsikt med medlemsregistret
Avsikten med medlemsregistret är att upprätthålla en förteckning över medlemmarna i föreningen kopplat till de fastigheter de ansvarar för och hur fiberanslutningarna är utförda. Medlemsregistret ligger i BRS Networks ekonomisystem i Fortnox och är underlag för fakturering av medlems- och tjänsteavgifter samt dokumentation av betald insats i GBF ekonomisk förening. Vid nyanslutning används registeruppgifterna för att även fakturera anslutningsavgifterna. GBF har även lokalt säkerhetskopior av medlemsregistret.
Medlemsregistret är nödvändigt för att GBF skall kunna fullgöra det avtal som slutits mellan GBF och medlemmen avseende tillhandahållande av bredbandstjänster.
Registerinnehåll per medlem
• Namn
• Personnummer
• Bostadsadress
• Fastighetsbeteckning för ansluten fastighet
• Fastighetsadress
• Telefonnummer
• E-post
• Uppgift om betald medlemsinsats i GBF ekonomisk förening (krav för medlemskap)
• Uppgift om tjänsteavtal och avgifter
• Uppgift om autogiro
• Betalningsuppgifter för fakturor
• Typ av fiberanslutning – ute/inne
• Nummer på kopplingsskåp för fiberanslutningen
• År för medlemskap
• Tidigare ägare vid ägarbyte
Krav
För att kunna bli medlem är GBFs krav att ovanstående uppgifter registreras.
Användning av registrerade data
GBF medlemsregister används för följande ändamål:
• Fakturering
• Styrelsens kontakt med medlemmar
• Informationsutskick
• Kallelse till stämma
GBF medlemsregister innehåller uppgift om betald insats GBF Ekonomisk förening. En sådan insats utgör en tillgång som kan överlåtas. I den händelse svensk lagstiftning så kommer att kräva kan GBF medlemsregister också användas för att redovisa medlemmars innehav av betalda insatser.
Begränsningar
Förteckning på e-postadresserna får inte distribueras.
Vid e-postutskick skall dold kopia användas så att listor på e-postadresser inte distribueras.
GBFs ansvarige för medlemsregistret
Hos GBF ansvarar kassören för medlemsregistret, för närvarande Agneta Calais Brobäck.
